80% menselijk: De sleutel tot succes

Het grootste deel van een succesvolle softwaretransitie draait om mensen. Waarom? Omdat verandering altijd impact heeft op de manier waarop medewerkers hun werk doen. Nieuwe software betekent nieuwe processen, andere routines en soms zelfs een andere manier van denken. Dit kan onzekerheid, weerstand of zelfs frustratie oproepen. Zonder aandacht voor deze menselijke kant, is de kans groot dat de transitie niet het gewenste effect heeft: systemen worden niet optimaal gebruikt, processen stagneren of medewerkers haken af.

Wat valt er onder het menselijke aspect?

1. Communicatie: Duidelijke en tijdige communicatie is essentieel. Medewerkers willen weten waarom de verandering plaatsvindt, wat het hen oplevert en wat er van hen wordt verwacht. Goede communicatie voorkomt misverstanden en creëert draagvlak.
2. Training & begeleiding: Een nieuw systeem leren gebruiken vraagt tijd en aandacht. Praktische trainingen, workshops en laagdrempelige ondersteuning zorgen ervoor dat medewerkers zich zeker voelen en het maximale uit de nieuwe software halen.
3. Verandermanagement: Verandering roept vaak weerstand op. Door actief te luisteren naar zorgen, successen te vieren en medewerkers te betrekken bij het proces, ontstaat er een cultuur waarin verandering als kans wordt gezien.
4. Cultuur & mindset: Een open, lerende cultuur waarin fouten maken mag en feedback geven wordt gestimuleerd, helpt medewerkers om zich sneller aan te passen aan nieuwe manieren van werken.
5. Feedback & optimalisatie: Door continu feedback op te halen bij gebruikers, kunnen knelpunten snel worden gesignaleerd en opgelost. Dit zorgt voor een soepel verloop van de transitie en een oplossing die echt aansluit bij de praktijk.

20% Techniek: De onmisbare basis

Hoewel het menselijke aspect de doorslag geeft, is techniek natuurlijk onmisbaar. De technische kant van een softwaretransitie vormt de basis waarop alles rust. Zonder een stabiele, goed functionerende technische oplossing is zelfs het beste verandermanagement kansloos.

Wat valt er onder het technische aspect?

1. Technische implementatie: Dit omvat de selectie, installatie en configuratie van de software. Het systeem moet betrouwbaar, veilig en toekomstbestendig zijn.
2. Integratie met bestaande systemen: Nieuwe software moet naadloos aansluiten op bestaande processen en systemen binnen de organisatie. Dit voorkomt dubbel werk en fouten.
3. Gebruiksvriendelijkheid: De software moet intuïtief en logisch zijn ingericht, zodat medewerkers er makkelijk mee kunnen werken. Een gebruiksvriendelijke interface verlaagt de drempel om het systeem te omarmen.
4. Technische ondersteuning: Tijdens en na de implementatie is het belangrijk dat er snel en deskundig support beschikbaar is. Zo kunnen technische problemen direct worden opgelost en blijft het vertrouwen in het systeem hoog.
5. Updates en onderhoud: Regelmatig onderhoud en tijdige updates zorgen ervoor dat de software veilig en up-to-date blijft, en meegaat met de veranderende behoeften van de organisatie.

Softwaretransities zijn in de kern verandertrajecten waarbij het succes grotendeels wordt bepaald door de mate waarin medewerkers worden meegenomen, gehoord en ondersteund. Door te investeren in het menselijke aspect – en dus te werken volgens de 80/20-regel – vergroot je de kans op een succesvolle, duurzame transitie. SERA Business Design helpt organisaties om deze balans te vinden en begeleidt softwaretransities waarbij techniek en mens hand in hand gaan.