- Functionaliteiten die het verschil maken
Van digitaal formulier tot eerste schooldag
Het aanmeldproces in SERA Datawijzer is volledig afgestemd op de praktijk. Iedere stap – van gegevens invoeren tot plaatsing en communicatie met ouders – wordt ondersteund door slimme functionaliteiten die administratie verlichten en zekerheid bieden.
Uitgebreide dashboards
Alle aanmeldingen en statussen overzichtelijk in één scherm. Schoolleiding en administratie zien direct hoeveel leerlingen zich in welke fase bevinden: van Aangemeld tot Geplaatst. Wachtlijsten en capaciteit zijn in één oogopslag zichtbaar, waardoor het maken van keuzes sneller en eenvoudiger gaat.
Digitaal aanmeldformulier
Ouders melden hun kind online aan na een rondleiding of kennismakingsgesprek. Gegevens worden direct ingelezen in SERA Datawijzer, waardoor dubbel werk wordt voorkomen. Voor scholen die nog papieren formulieren gebruiken, is handmatige invoer eenvoudig: ook dan start de leerlingloopbaan automatisch met de juiste status.
Statusgestuurd proces
Iedere leerling doorloopt vaste stappen: Aangemeld, Gegevens aanvullen, Wachtlijst en Geplaatst. Bij iedere status neemt SERA Datawijzer automatisch de juiste vervolgstap, zoals het openen van het leerlingdossier, het koppelen aan een klas of het doorzetten van gegevens naar DUO/BRON. Zo wordt er niets vergeten en verloopt het proces foutloos.
Marketing automation
Tijdens de aanmeldfase verloopt alle communicatie automatisch. Ouders krijgen een bevestiging van de inschrijving, een verzoek om ontbrekende gegevens aan te vullen of de uiteindelijke plaatsingsbevestiging. Dit geeft ouders vertrouwen en bespaart medewerkers veel tijd.
Communicatie-app koppeling
Zodra een leerling is geplaatst, wordt de ouder direct uitgenodigd voor de communicatie-app (zoals Kwieb). Alle berichten – van wenmomenten tot ziekmeldingen – worden vanaf dat moment gekoppeld aan het leerlingdossier. Dit zorgt ervoor dat belangrijke informatie nooit versnipperd raakt.
Wenschema-functie
SERA Datawijzer rekent vanaf de vierde verjaardag automatisch wenmomenten terug en plant deze in op klasniveau. Ouders ontvangen een overzicht van de geplande wenmomenten via de app, terwijl de leerkracht alvast de leerlingkaart kan inzien en zich kan voorbereiden op de komst van het kind.
BRON/DUO-koppeling
Alle inschrijfgegevens worden automatisch en veilig doorgestuurd naar DUO. Daarmee is de bekostiging direct en correct geregeld, zonder dat medewerkers extra handelingen hoeven uit te voeren. Dit voorkomt fouten en geeft zekerheid dat iedere leerling formeel en tijdig is ingeschreven.
- Alles begint met het aanmeldformulier
Digitaal, compleet en direct inzicht
Ouders schrijven hun kind eenvoudig digitaal in via het aanmeldformulier. Eventuele ontbrekende gegevens vullen ze later aan. Zodra de aanmelding compleet en goedgekeurd is, ontvangen ouders een bevestiging én via de communicatie-app direct de planning van de wenmomenten. Zo verloopt de overgang naar de eerste schooldag soepel en overzichtelijk.
- Digitaal inschrijven, zonder papieren rompslomp.
- Gegevens aanvullen gaat eenvoudig en foutloos.
- Wenmomenten automatisch berekend en gedeeld via de app.
- Directe bevestiging en transparante communicatie met ouders.
Neem vrijblijvend contact op met één van onze specialisten.
VEELGESTELDE VRAGEN
Wat gebeurt er als ouders het digitale formulier niet invullen?
Niet ieder gezin werkt digitaal. In dat geval voert het secretariaat de gegevens eenvoudig handmatig in SERA Datawijzer in. Het systeem pakt de leerling vervolgens automatisch op in de status Aangemeld. Zo blijft het proces sluitend en zijn ouders niet afhankelijk van één manier van aanmelden.
Hoe blijven ouders op de hoogte tijdens de aanmeldfase?
Alle communicatie verloopt via de marketing automation-module van SERA Datawijzer. Ouders ontvangen direct na inschrijving een bevestiging en krijgen herinneringen wanneer gegevens ontbreken. Zodra de plaatsing definitief is, ontvangen ze automatisch de bevestiging én instructies voor de communicatie-app. Dit voorkomt losse telefoontjes of mails en geeft ouders vertrouwen dat alles goed geregeld is.
Wat is het voordeel van de status Wachtlijst?
De status Wachtlijst wordt niet gebruikt om te bepalen of er plek is – die informatie is namelijk al zichtbaar vóór het kennismakingsgesprek. De wachtlijst dient als interne aanduiding dat een leerling op termijn in een specifieke klas kan worden geplaatst. Hierdoor behouden schoolleiding en administratie grip op instroom, zonder dat ouders in onzekerheid blijven.
Wanneer wordt het leerlingdossier geopend?
Zodra de status verandert naar Geplaatst, opent SERA Datawijzer automatisch het leerlingdossier. Hierin staan direct alle gegevens uit het aanmeldformulier, gekoppeld aan de juiste klas. Voor leerkrachten betekent dit dat zij vanaf de eerste dag een volledig en actueel overzicht hebben van hun nieuwe leerling.
Hoe worden wenmomenten gepland en gedeeld met ouders?
SERA Datawijzer rekent automatisch terug vanaf de vierde verjaardag en genereert een voorstelplanning. Deze planning wordt gekoppeld aan het klassenrooster en gedeeld met ouders via de communicatie-app. Zo weten ouders ruim op tijd wanneer hun kind welkom is, terwijl leerkrachten zich goed kunnen voorbereiden.
Hoe is de koppeling met DUO geregeld?
Bij de status Geplaatst stuurt SERA Datawijzer alle noodzakelijke gegevens automatisch en veilig door naar DUO/BRON. Daarmee is de bekostiging direct geregeld. De school hoeft niets extra’s te doen en kan erop vertrouwen dat registratie en financiering altijd correct verlopen.
