PortVolio is het samenwerkingsverband voor passend onderwijs in de regio Tilburg. Voor leerlingen die binnen hun stamschool niet de benodigde begeleiding kunnen krijgen, bieden zij een passende oplossing via Track013. Deze locatie fungeert als zowel een OPDC (Orthopedagogisch Didactisch Centrum) als een OZC (Onderwijs Zorg Centrum) en is een gespecialiseerde voorziening waar leerlingen terechtkunnen voor maatwerkonderwijs en intensieve ondersteuning. Het systeem waarmee ze werkten, leverde alleen niet wat ze nodig hadden – vooral op het gebied van administratie en overzicht schoot het tekort.
Te weinig overzicht
Track013 gebruikte Magister, een bekend leerlingadministratiesysteem, maar alleen om absentieregistratie bij te houden. Voor andere zaken, zoals het volgen van leerlingen en het maken van rapportages, waren ze aangewezen op een combinatie van Excel-bestanden en SharePoint-mappen. Dit werkte niet fijn, het was onoverzichtelijk en inefficiënt. Daarnaast waren de jaarlijkse kosten voor Magister behoorlijk hoog, zonder dat ze het systeem volledig benutten.
Overstap naar SERA Datawijzer
In september maakte Track013 de overstap naar SERA Datawijzer. Ze zagen meteen de voordelen: alles in één systeem, veel meer overzicht en direct inzicht in de gegevens. We begonnen met een grondige inventarisatie van hun processen, behoeften en uitdagingen. Hoeveel leerlingen? Welke klassen en locaties? Hoe verloopt de workflow? Elk detail werd in kaart gebracht om ervoor te zorgen dat het systeem perfect aansloot op hun behoeften.
Om de implementatie soepel te laten verlopen, hebben we twee trainingssessies verzorgd. In de eerste sessie hebben we vijf kerngebruikers getraind, zodat zij de ins en outs van het systeem volledig begrepen en zich ontwikkelden tot interne experts. Deze experts gaven vervolgens de tweede training aan hun collega’s, waarbij wij beschikbaar waren voor ondersteuning om ervoor te zorgen dat de kennis goed werd overgedragen.
Meer overzicht en tijdwinst
Op 6 januari gaat het nieuwe systeem live. Wat eerder verspreid stond over verschillende mappen en bestanden, staat nu netjes gebundeld op één platform. Absentieregistratie, leerlingvolging, rapportages – alles wordt nu beheerd binnen één overzichtelijk systeem. Hierdoor hebben medewerkers van Track013 sneller toegang tot de juiste informatie, zijn de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld en besparen ze veel tijd op administratief werk. En dat maakt hun werk een stuk efficiënter!